রিফান্ড কেস যেভাবে সামলাবেন

শিক্ষার্থী টাকা ফেরত চাইলে অনুরোধটা একটা রিফান্ড কেস হয়ে যায়। আপনি কেসটা পড়েন, সিদ্ধান্ত নেন, আর অ্যাপ্রুভ করলে টাকাটা নিজে পাঠিয়ে রেকর্ড করে রাখেন। লেসনকিউ কখনো আপনার হয়ে রিফান্ড পাঠায় না, পেমেন্ট গেটওয়ে দিয়েও না: টাকা সবসময় ফেরত যায় আপনার নিজের অ্যাকাউন্ট থেকে।

এই ভিডিওতে · ৩:২৬

1. ০:০০কেস কোথায় আসে
2. ০:১৮কেস পড়া
3. ০:৩৪রিজেক্ট
4. ১:০২অ্যাপ্রুভ
5. ১:৪৫টাকা পাঠিয়ে রেকর্ড
6. ২:২৫নিজে কেস খোলা

ভিডিওর কথাগুলো পড়ুন

1. ০:০৫শিক্ষার্থী টাকা ফেরত চাইলে সেটা একটা রিফান্ড কেস হয়ে যায়। দেখুন কেসটা কীভাবে সামলাবেন।
2. ০:১৩কেসগুলো আসে Finance-এর Refunds-এ। রাকিব আর আরিফ দুজনেই টাকা ফেরত চেয়েছে।
3. ০:২০আগে আরিফের কেসটা খুলুন।
4. ০:২৩Eligibility বলে দেয় অনুরোধটা পলিসির মধ্যে কি না। আরিফেরটা নেই, সে কোর্সের অনেকটা শেষ করে ফেলেছে।
5. ০:৩১নিচে তার কারণ আর নোট লেখা আছে।
6. ০:৩৫সিদ্ধান্ত আপনার। না বলতে চাইলে Reject চাপুন, কারণটা লিখে দিন।
7. ০:৪৭কেসটা এখন Rejected। কারণটা আরিফ ইমেইলে পেয়ে যাবে।
8. ০:৫৫তার পারচেসেও এখন লেখা আছে Refund: Rejected।
9. ১:০২এবার রাকিবের কেস। সে পলিসির সব শর্তের মধ্যেই আছে।
10. ১:০৮Eligible amount হলো পলিসি অনুযায়ী ফেরতের টাকা: ৳3,000 থেকে ৳200 ফি বাদে।
11. ১:১৫সে টাকাটা চায় বিকাশে, এই নম্বরে।
12. ১:১৯Approve চাপুন। টাকার ঘরে ততটাই বসানো থাকে, যতটা ফেরত পাওয়ার কথা। চাইলে কমাতে পারেন।
13. ১:২৭অ্যাপ্রুভ করলেই টাকা চলে যায় না। শিক্ষার্থীর অ্যাক্সেস বন্ধ হয়, বাকি কিস্তিও দিতে হয় না।
14. ১:৩৪কেসটা এখন টাকা পাঠানোর অপেক্ষায় আছে।
15. ১:৪০আর রাকিবের কোর্সের তালিকা থেকে কোর্সটা সরে গেছে।
16. ১:৪৫টাকাটা আপনি নিজেই পাঠান, নিজের বিকাশ থেকে, লেসনকিউ-এর বাইরে।
17. ১:৫০তারপর Record refund চাপুন: কীভাবে পাঠালেন, কবে পাঠালেন, আর চাইলে ট্রানজ্যাকশন আইডিও লিখুন।
18. ২:০৫কেসটা এখন Refunded। তার ইনভয়েসের জন্য একটা ক্রেডিট নোটও তৈরি হয়ে যায়।
19. ২:১১পলিসি নিজে থেকে অ্যাপ্রুভ করলেও এই ধাপটা আপনাকেই করতে হবে। টাকা সবসময় আপনাকেই পাঠাতে হয়।
20. ২:১৯Timeline-এ প্রতিটা ধাপ থাকে, কে কখন করেছে সেটাসহ।
21. ২:২৫অনেক সময় শিক্ষার্থী সরাসরি এসে বলে, বা রিফান্ডের সময় পেরিয়ে যায়। তখন কেসটা আপনি নিজেই খুলুন।
22. ২:৩৩Finance-এর Sales-এ তার সেলটা খুলে Open a refund case চাপুন।
23. ২:৪৬কারণটা লিখে Open case চাপুন। আপনার খোলা কেসে রিফান্ড পলিসির কোনো বাধা নেই।
24. ২:৫৬এরপর এটা বাকি কেসগুলোর মতোই। Approve-এ পুরো টাকাটাই বসানো থাকে, যতটা পাঠাবেন ততটায় কমিয়ে নিন।
25. ৩:০৭একই বাটন শিক্ষার্থীর ভর্তির উইন্ডোতেও আছে। প্রোডাক্টের অর্ডারে বাটনটার নাম Cancel / return / refund।
26. ৩:১৬আরও গাইড পাবেন help.lessonq.com-এ।

শুরু করার আগে

• কে করতে পারবেন: একাডেমির মালিক আর অ্যাডমিন।
• টাকা: পাঠানোর ব্যবস্থা হাতের কাছে রাখুন, যেমন আপনার বিকাশ, নগদ, রকেট বা ব্যাংক।

কেস কোথায় আসে

সাইডবারে Finance → Refunds খুলুন। প্রতিটা কেস একেকটা সারি: কে চেয়েছে, কীসের জন্য, কবে, কত টাকা, আর স্ট্যাটাস।

1. একটা কেস। খুলতে ক্লিক করুন।
2. তার স্ট্যাটাস।

কেস আসে দুই জায়গা থেকে:

• শিক্ষার্থীর অনুরোধ, তার Purchases থেকে (দেখুন শিক্ষার্থী যেভাবে রিফান্ড চায়);
• আপনার নিজের খোলা কেস, কোনো বিক্রি, শিক্ষার্থীর ভর্তি বা অর্ডার থেকে: নিচে নিজে কেস খুলুন দেখুন। আপনার খোলা কেসে রিফান্ড পলিসির কোনো বাধা নেই, আর সেটা কখনো নিজে থেকে অ্যাপ্রুভ হয় না।

স্ট্যাটাস	মানে
Requested	আপনার সিদ্ধান্তের অপেক্ষায়।
Awaiting refund	অ্যাপ্রুভ হয়েছে: টাকা পাঠানো বাকি, আপনি পাঠিয়ে রেকর্ড করবেন।
Refunded	টাকা পাঠানো আর রেকর্ড করা হয়ে গেছে।
Rejected	আপনি কারণসহ না বলেছেন।

ফিজিক্যাল পণ্যে আরও কয়েকটা আছে (Awaiting return, Item received), কারণ সেখানে আগে পণ্যটা ফেরত আসে।

কেস পড়ুন

কেসটা খোলে Details ট্যাবে: সিদ্ধান্ত নিতে যা লাগে, সব একটা টেবিলে।

1. Eligibility — অনুরোধটা রিফান্ড পলিসির মধ্যে কি না, আর না হলে কেন: এখানে সে পলিসির চেয়ে বেশি শেষ করে ফেলেছে।
2. Eligible amount — পলিসি অনুযায়ী কত ফেরত যাবে (পলিসির বাইরের অনুরোধে কিছুই না), নিচে এখনো কত টাকা ফেরত দেওয়া যায়।
3. ক্রেতার Reason, তার আশেপাশে কে চেয়েছে আর তার Note।

Refund destination-এ লেখা থাকে ক্রেতা টাকা কোথায় চায়: যেভাবে দিয়েছিল সেভাবেই, কোনো বিকাশ, নগদ বা রকেট নম্বরে, বা ব্যাংক অ্যাকাউন্টে। Original payment went to-তে লেখা থাকে তার পেমেন্টটা কোথায় গিয়েছিল।

Timeline-এ কেসের প্রতিটা ধাপ থাকে, কে কখন করেছে সেটাসহ।

রিজেক্ট

1. Reject চাপুন।
2. Rejection reason লিখুন। ক্রেতা ইমেইলে কারণটা পায়।
3. আবার Reject চাপুন।

কেসটা হয় Rejected, আর ক্রেতার পারচেসে লেখা থাকে Refund: Rejected। আর কিছু বদলায় না: তার অ্যাক্সেস আর পেমেন্ট আগের মতোই থাকে।

অ্যাপ্রুভ

1. Approve চাপুন।
2. Approved amount দেখে নিন। শুরুতে থাকে পলিসি যতটা দেয়; চাইলে কমাতে পারেন।
3. আবার Approve চাপুন।

1. Approved amount।
2. অ্যাপ্রুভ করলেই টাকা চলে যায় না।

অ্যাপ্রুভ করলে:

• শিক্ষার্থীর কোর্সের অ্যাক্সেস বন্ধ হয়, আর ভর্তিতে দেখায় Refunded;
• এই কেনায় সে যে পয়েন্ট খরচ করেছিল তা ফেরত পায়, আর কেনাটা থেকে পাওয়া রেফারেল রিওয়ার্ড কেটে নেওয়া হয়;
• বাকি কিস্তিগুলো আর দিতে হয় না;
• কেসটা যায় Awaiting refund-এ: এখন টাকাটা পাঠাতে হবে।

পলিসি নিজে থেকে অ্যাপ্রুভ করলে (Approved automatically when eligible) কেসটা এখানে আসে অ্যাপ্রুভ হয়েই, Awaiting refund-এ।

টাকা পাঠান, তারপর রেকর্ড করুন

ক্রেতা যে Refund destination দিয়েছে, সেখানে টাকাটা নিজে পাঠান, লেসনকিউ-এর বাইরে। তারপর:

1. কেসটা খুলে Record refund চাপুন।
2. Amount to send-এ দেখায় কত পাওনা।
3. কীভাবে পাঠালেন, Method-এ বেছে নিন। শুরুতে থাকে ক্রেতা যেটা চেয়েছিল।
4. Sent on — কবে পাঠালেন।
5. Reference Optional — ট্রানজ্যাকশন আইডি বা রসিদ নম্বর।
6. Record refund চাপুন।

1. Amount to send।
2. Method আর Sent on।
3. Reference।
4. Record refund।

কেসটা হয় Refunded। লেসনকিউ ক্রেতার ইনভয়েসের জন্য একটা ক্রেডিট নোট তৈরি করে, আর টাকা বেরিয়ে যাওয়াটা Finance → Transactions-এ লিখে রাখে। ক্রেডিট নোটটা কেসের Credit notes-এ থাকে; ক্লিক করলে খোলে, প্রিন্টও করা যায়।

জেনে রাখুন

আপনার ওয়ালেট যেমন ছিল তেমনই থাকে। রিফান্ড করলে লেসনকিউ থেকে তোলার টাকা কমে না: টাকাটা আপনি নিজে দিচ্ছেন, তাই ব্যালেন্স থেকে কিছু কাটা হয় না।

নিজে কেস খুলুন

শিক্ষার্থীকে যে নিজের অ্যাকাউন্ট থেকেই চাইতে হবে, তা নয়। সে আপনাকে ফোন করতে পারে, তার রিফান্ডের সময় পেরিয়ে যেতে পারে, বা কোর্সটায় অনুরোধ করার সুযোগই না থাকতে পারে। তখন কেসটা আপনি নিজেই খুলে দিন। যেকোনো বিক্রিতে এটা করা যায়: কোর্স, ব্যাচ, প্রোডাক্ট বা বান্ডেল।

1. Finance → Sales খুলে বিক্রিটা খুঁজে নিন। সার্চ বক্সে ক্রেতার নাম লিখলেই হয়।
2. বিক্রিটায় ক্লিক করে খুলুন। আইটেমের নিচে Open a refund case চাপুন।
3. Note (required)-এ কারণটা লিখুন, তারপর Open case চাপুন।

1. Note (required) — কেন কেসটা খুলছেন। লেখাটা কেসের সাথেই থেকে যায়।
2. Open case।

কেসটা সাথে সাথে Requested হয়ে খোলে, আর Finance → Refunds-এর তালিকায় চলে আসে:

1. Opened by — কোন স্টাফ কেসটা খুলেছে। ক্রেতার কেসে এখানে তার কারণ থাকে।
2. Refundable — ক্রেতা যত টাকা দিয়েছে আর এখনো ফেরত পায়নি, তার পুরোটা।
3. Eligibility — এটা স্টাফ রিফান্ড, তাই রিফান্ড পলিসির কোনো বাধা নেই।

এরপর এটা বাকি কেসগুলোর মতোই: অ্যাপ্রুভ বা রিজেক্ট করুন, টাকা পাঠান, তারপর রেকর্ড করুন। তফাত শুধু দুটো:

• টাকার অঙ্ক আপনি ঠিক করেন। কোনো পলিসি হিসাব করে দেয় না, তাই Approved amount-এ পুরো ফেরতযোগ্য টাকাটাই বসানো থাকে। যতটা পাঠাবেন, ততটায় কমিয়ে নিন।
• এটা নিজে থেকে অ্যাপ্রুভ হয় না, আইটেমের পলিসি ক্রেতার অনুরোধ নিজে থেকে অ্যাপ্রুভ করলেও না।

একই বাটন আরও দুই জায়গায় আছে:

• শিক্ষার্থীর ভর্তিতে: Manage enrolment উইন্ডোতে Transaction History-এর পাশে Open a refund case। সে যত কিস্তি দিয়েছে, সবই এর মধ্যে পড়ে।
• প্রোডাক্টের অর্ডারে: Marketplace → Orders-এ টাকা পাওয়া অর্ডারে Cancel / return / refund। অর্ডারে একাধিক আইটেম থাকলে আগে জিজ্ঞেস করে Which item?