শিক্ষার্থীর ভর্তি সামলান

একটা ভর্তি মানে একটা কোর্সে, বা ব্যাচে চলা কোর্সের একটা ব্যাচে, একজন শিক্ষার্থীর সিট। এটা বেশিদিন একরকম থাকে না: পরের কিস্তি আসে, কারও বিরতি লাগে, কেউ ভুল ব্যাচে ঢুকে পড়ে, কেউ চলে যায়। এই গাইডে এর প্রতিটা আছে, আর কোনটা কোথায় করবেন তাও। শিক্ষার্থীকে প্রথমে ভর্তি করতে দেখুন শিক্ষার্থী ভর্তি করুন।

এই ভিডিওতে · ৩:১৩

1. ০:০০ভর্তি খুঁজুন
2. ০:৩৯পরের কিস্তি
3. ১:০৭পজ আর রিজিউম
4. ১:৩৩ব্যাচ বদল বা রিসেট
5. ১:৫৩বাদ দেওয়া বা রিফান্ড
6. ২:৪২প্রোফাইল থেকে

ভিডিওর কথাগুলো পড়ুন

1. ০:০৫ভর্তির পরও অনেক কিছু বদলায়: পরের কিস্তি, কিছুদিনের পজ, অন্য ব্যাচ, বা ভর্তি শেষ করা। দেখে নিন কোনটা কোথায় করবেন।
2. ০:১৬কোর্সের Students ট্যাবে প্রতিটা ভর্তি একটা করে সারি। পাশেই ব্যাচ, কত টাকা দিয়েছে, আর স্ট্যাটাস।
3. ০:২৪Filter-এ স্ট্যাটাস বেছে নিলে শুধু সেই ভর্তিগুলো দেখায়: অ্যাকটিভ, পজড, রিমুভড বা রিফান্ডেড।
4. ০:৩২প্রতিটা সারির পাশে একটা মেনু। Manage enrollment খুললে ওই ভর্তির সবকিছু এক জায়গায় পাবেন।
5. ০:৪০ওপরে দেখুন: সাদিয়া কত দিয়েছে, কত বাকি, আর কয়টা কিস্তি শেষ।
6. ০:৪৬সে দ্বিতীয় কিস্তির টাকা নিয়ে এসেছে। Record Instalment-এ ক্লিক করুন।
7. ০:৫২কীভাবে টাকা দিয়েছে, বেছে নিন। টাকার ঘরে এক কিস্তির অঙ্ক, ৳1,000।
8. ০:৫৯আবার Record Instalment চাপুন। পেমেন্টটা তার হিস্ট্রিতে যোগ হয়ে যায়।
9. ১:০৭Pause দিলে কোর্সটা তার জন্য লক হয়ে যায়, কিন্তু সে বাদ পড়ে না। সিটটা তারই থাকে।
10. ১:১৪তার ভর্তি এখন পজ হয়ে আছে।
11. ১:১৮সাদিয়ার নিজের স্ক্রিনে লেসনগুলো লক হয়ে আছে, আর কোর্সের পেজেই লেখা আছে কেন।
12. ১:২৫Resume দিলে সব আবার আগের মতো খুলে যায়।
13. ১:৩৩ভুল ব্যাচে ভর্তি হয়েছে? Move to batch দিয়ে সিটটা অন্য ব্যাচে নিন। পেমেন্ট আর প্রোগ্রেস সাথেই যায়।
14. ১:৪২আরিফ এখন সন্ধ্যার ব্যাচে।
15. ১:৪৫Reset progress and attempts দিলে শিক্ষার্থী কোর্সটা নতুন করে শুরু করতে পারে। পেমেন্ট যেমন ছিল তেমনই থাকে।
16. ১:৫৩কারও ভর্তি শেষ করতে চাইলে সেটা খুলে Remove চাপুন।
17. ২:০২তার অ্যাক্সেস বন্ধ হয়, সিটটাও খালি হয়। দরকার হলে এই উইন্ডো থেকেই আবার ভর্তি করা যায়।
18. ২:১০মিমের স্ক্রিনে এখন কোর্সটা আর দেখা যায় না।
19. ২:১৭তালিকায় তার নাম থেকে যায়, পাশে লেখা Removed।
20. ২:২২বাদ দিলে কোনো টাকা ফেরত যায় না। টাকা ফেরত দিতে ভর্তিটা খুলে Open a refund case চাপুন।
21. ২:৩০কারণটা লিখুন। কেসটা Finance-এর Refunds-এ জমা থাকে। বাকি ধাপগুলো রিফান্ড কেসের গাইডে দেখে নিন।
22. ২:৪২এসবই শিক্ষার্থীর প্রোফাইলেও পাবেন, Enrollments ট্যাবে।
23. ২:৪৮তার প্রতিটা কোর্স আর ব্যাচ একেকটা সারি। একটায় ক্লিক করলে সেই একই উইন্ডো খোলে।
24. ২:৫৫শুধু একটা কোর্স না, পুরো অ্যাকাউন্টটাই আটকাতে চাইলে প্রোফাইলের মেনুতে Pause Student দিন।
25. ৩:০২ভর্তির পরের সব বদল সামলান একটা উইন্ডো থেকেই।

শুরু করার আগে

• কারা পারেন: একাডেমির মালিক আর অ্যাডমিন। ইনস্ট্রাক্টররাও কোর্সের পেজ থেকে পারেন, যদি কোর্সে ওনাদের Enrollment Management পারমিশন থাকে (দেখুন ইনস্ট্রাক্টর)।
• ব্যাচসহ বা ব্যাচ ছাড়া কোর্স: এখানকার সবকিছু একইভাবে চলে। শুধু Move to batch লাগে একাধিক ব্যাচওয়ালা কোর্সে।

ভর্তি খুঁজুন

প্রতিটা ভর্তি কোর্সের পেজের Students ট্যাবে একটা সারি: শিক্ষার্থী, কবে ভর্তি হয়েছে, ব্যাচ, কত দিয়েছে, আর স্ট্যাটাস। ব্যাচে চলা কোর্সে ব্যাচ বার দিয়ে একেকটা ব্যাচ আলাদা করে দেখা যায়।

1. Filter। স্ট্যাটাস ধরে, আর সাজানোর ক্রম।
2. স্ট্যাটাস।
3. সারির ⋯ মেনু।

স্ট্যাটাস	মানে
Active	কোর্সটা শিক্ষার্থীর কাছে আছে (তারিখ আর টাকা দেওয়া সময়ের মধ্যে)।
Paused	আপনি কোর্সটা তার জন্য লক করে রেখেছেন। সিটটা তারই থাকে।
Removed	আপনি ভর্তি শেষ করে দিয়েছেন। সিটটা আবার খালি; রেকর্ড আর পেমেন্ট থেকে যায়।
Refunded	একটা রিফান্ড অ্যাপ্রুভ হয়েছে। এটা ফাইনাল: পজ, রিজিউম বা বাদ দেওয়া যায় না।

Filter দিয়ে একটা স্ট্যাটাসের ভর্তিগুলো আলাদা করে দেখুন। কিছু না বাছলে সব স্ট্যাটাসের ভর্তি দেখায়।

প্রতিটা সারির ⋯ মেনুতে আছে:

1. Manage enrollment ভর্তিটার নিজের উইন্ডো খোলে (সারিতে ক্লিক করলেও একই হয়)।
2. Move to batch…, একাধিক ব্যাচওয়ালা কোর্সে।
3. Reset progress and attempts…

Track Progress দেখায় এই কোর্সে সে কতদূর এগিয়েছে, আর View profile খোলে শিক্ষার্থীর প্রোফাইল।

Manage enrollment উইন্ডো

একটা ভর্তির সবকিছু একটা উইন্ডোতেই: স্ট্যাটাস, টাকার হিসাব, প্ল্যান, আর এ পর্যন্ত প্রতিটা পেমেন্ট।

1. Paid, Still due, আর কিস্তি হলে কয়টা কিস্তি দেওয়া হয়েছে।
2. Pause (পজ থাকা অবস্থায় Resume)।
3. Remove।
4. Transaction History। প্রতিটা পেমেন্ট; একটায় ক্লিক করলে তার ইনভয়েস খোলে।
5. Open a refund case (মালিক আর অ্যাডমিন; দেখুন রিফান্ড)।
6. পরের পেমেন্টের বোতাম (নিচে দেখুন)।

পরের পেমেন্ট নিন

একদম নিচের বোতামটা শিক্ষার্থী কীভাবে টাকা দেয় তার ওপর নির্ভর করে:

তার প্ল্যান	বোতাম	যা লিখবেন
Instalments	Record Instalment	একটা কিস্তি, অথবা What you’re collecting-এর পাশের + দিয়ে একাধিক। প্রতিটা কিস্তি কোর্সটা আরও এক মাস খোলা রাখে।
Subscription	Extend Subscription	এক বা একাধিক বিলিং সাইকেল, কোর্সের (বা ব্যাচের) এখনকার দামে।
একবারের পেমেন্ট, কিন্তু সবটা এখনো দেওয়া হয়নি	Record Manual Payment	বাকি টাকা, বা তার কিছু অংশ।
পুরো টাকা দেওয়া, বা ফ্রি	কিছু নেই	কিছু বাকি নেই।

1. Manage enrollment খুলে নিচের বোতামটা চাপুন।
2. Payment method বেছে নিন, ট্রানজেকশন আইডি থাকলে দিন, আর টাকা পাওয়ার তারিখ দিন।
3. Amount received দেখে নিন। শুরুতে যা বাকি তা-ই থাকে; অন্য পরিমাণ টাকা পেয়ে থাকলে বদলে দিন।
4. কাকে জানাবেন ঠিক করুন, তারপর আবার বোতামটা চাপুন।

1. Payment method আর রেফারেন্স।
2. Received on। ভবিষ্যতের তারিখ হতে পারে না।
3. Amount received।
4. Record Instalment।

পেমেন্টটা নিজের ইনভয়েসসহ Transaction History-তে যোগ হয়, আর Finance → Sales ও Finance → Transactions-এ দেখা যায়। Notify বন্ধ না করলে শিক্ষার্থী ইমেইলে রসিদ পায়।

জেনে রাখুন

কিস্তি দেরিতে এলে। একটা কিস্তি যে মাসের জন্য, সেটা শেষ হয়ে গেলে পরের কিস্তি লেখা না পর্যন্ত কোর্সটা শিক্ষার্থীর জন্য লক হয়ে থাকে, আর তার কোর্সের পেজে দেখায় কী বাকি। কিস্তি লিখলে কোর্সটা আবার এক মাসের জন্য খোলে। আগেরটা যেদিন শেষ হয়েছিল সেদিন থেকে এক মাস গোনা হয়; সেদিন পার হয়ে গেলে আজ থেকে।

পজ আর রিজিউম

Pause দিলে শিক্ষার্থীর সিট না কেড়েই কোর্সটা তার জন্য লক হয়ে যায়। Manage enrollment-এ Pause চেপে কনফার্ম করুন।

1. Paused।
2. Resume।

পজ থাকা অবস্থায়:

• সে লেসন, পরীক্ষা বা অ্যাসাইনমেন্ট খুলতে পারে না। কোর্সের পেজে তাকে জানানো হয় যে তার ভর্তি পজ করা, আর আপনার সাথে যোগাযোগ করতে বলা হয়।
• সিটটা তারই থাকে, আর কোর্সের (বা ব্যাচের) সিটের হিসাবে গোনা হয়।
• পেমেন্ট যেমন ছিল তেমনই থাকে। চাইলে তখনও পেমেন্ট লিখতে পারেন।
• কোনো মেসেজ যায় না। কারণটা জানানো দরকার হলে নিজেই জানান।

1. লেসনের ওপরের নোটিশ।
2. তার ভর্তির পাশে একই নোটিশ।

Resume দিলে সে আগের মতোই অ্যাক্সেস ফিরে পায়। পজ কোনো তারিখ সরায় না: যে সময়ের টাকা দেওয়া, পজ থাকা অবস্থাতেও সেটা চলতে থাকে।

একটা ভর্তি পজ, না পুরো শিক্ষার্থী?

	Pause (Manage enrollment-এ)	Pause Student (তার প্রোফাইলে)
যা লক হয়	শুধু এই কোর্স বা ব্যাচ	আপনার সাইটের সবকিছু: প্রতিটা কোর্স, আর সে কিছু বদলাতেও পারে না
তার অন্য কোর্স	আগের মতোই খোলা	সেগুলোও লক
ফেরাতে	Resume	Resume Student

অন্য ব্যাচে সরান

কাউকে ভুল ব্যাচে দিয়ে ফেলেছেন? তার সারির ⋯ মেনু খুলে Move to batch… বেছে নিন, ব্যাচটা বেছে Move চাপুন।

1. যে ব্যাচে সরাবেন, তার তারিখ আর সিটসহ।
2. Move।

সরালে তার প্ল্যান, পেমেন্ট, প্রোগ্রেস আর পরীক্ষার অ্যাটেম্পট সবই থেকে যায়। কোনো টাকা কাটা হয় না, ফেরতও যায় না, আর শিক্ষার্থীকে কোনো মেসেজ পাঠানো হয় না। সিট ভরা ব্যাচেও সরানো যায়, একটা সতর্কবার্তাসহ। যে ব্যাচে তার আগে থেকেই সিট আছে, সেখানে সরানো যায় না। এরপর তার অ্যাক্সেস চলে নতুন ব্যাচের তারিখ মেনে।

নতুন করে শুরু: প্রোগ্রেস রিসেট

সারির মেনুর Reset progress and attempts… দিয়ে শিক্ষার্থী কোর্সটা একদম শুরু থেকে আবার করতে পারে: তার প্রোগ্রেস মুছে যায়, আর পরীক্ষা ও অ্যাসাইনমেন্টের অ্যাটেম্পটগুলো আলাদা করে রাখা হয়। Q&A, অ্যাটেনডেন্স আর পেমেন্ট যেমন ছিল তেমনই থাকে।

ভর্তি বাদ দেওয়া

ভর্তি শেষ করতে Manage enrollment খুলে Remove চাপুন, তারপর কনফার্ম করুন।

• তার অ্যাক্সেস শেষ হয়ে যায়, আর সিটটা অন্য কারও জন্য খালি হয়।
• কোনো টাকা ফেরত যায় না। তার পেমেন্ট আর ইনভয়েস যেমন ছিল তেমনই থাকে। টাকা ফেরত দিতে দেখুন রিফান্ড।
• কোনো মেসেজ যায় না।
• সারিটা থেকে যায়, Removed লেখা নিয়ে, যাতে রেকর্ড হারিয়ে না যায়।

1. বাদ দেওয়া ভর্তিটা।
2. আগে সরানো শিক্ষার্থী, তার নতুন ব্যাচে।

বাদ দেওয়া ভর্তি রিজিউম করা যায় না। তাকে ফেরাতে আবার ভর্তি করুন: Remove-এর ঠিক পরেই Manage enrollment উইন্ডো সেটা করতে দেয়, আর Enroll Student-এর তালিকাতেও সে আবার আসে। এতে নিজের পেমেন্টসহ একটা নতুন ভর্তি হয়; বাদ দেওয়াটা তালিকায় থেকে যায়।

রিফান্ড

রিফান্ড একটা কেস; একটা বোতাম চাপলেই হয়ে যায় না। কারণ টাকা ফেরত যায় আপনার নিজের অ্যাকাউন্ট থেকে, LessonQ-এর মাধ্যমে না।

1. কেস খোলা যায় দুইভাবে:
   • শিক্ষার্থী নিজের Purchases থেকে চায়, কোর্সের রিফান্ডের শর্তের মধ্যে;
   • আপনি নিজে খোলেন: এই উইন্ডোতে Transaction History-র পাশে Open a refund case, অথবা Finance → Sales-এ বিক্রির উইন্ডোতে কোর্সটার নিচে। কেন খুলছেন লিখুন। আপনার খোলা কেস রিফান্ডের শর্তে আটকায় না, আর শিক্ষার্থীর দেওয়া সব কিস্তি এতে ধরা থাকে।
2. আপনি Finance → Refunds-এ সেটা অ্যাপ্রুভ বা রিজেক্ট করেন। অ্যাপ্রুভ করলে তার অ্যাক্সেস শেষ হয়, আর ভর্তিতে Refunded দেখায়।
3. টাকা আপনি নিজেই ফেরত পাঠান, তারপর রিফান্ড কেসে তা লিখে রাখেন।

পুরো ধাপগুলো আছে রিফান্ড কেস যেভাবে সামলাবেন গাইডে।

1. কেন খুলছেন। এটা দিতেই হয়, আর কেসের সাথে থেকে যায়।
2. Open case। এখনই কোনো টাকা ফেরত যায় না: কেসটা Finance → Refunds-এ যায়, আপনার অ্যাপ্রুভের জন্য।

Open a refund case শুধু মালিক আর অ্যাডমিনদের জন্য। বান্ডেলে কোর্স পাওয়া শিক্ষার্থীর রিফান্ড হয় পুরো বান্ডেলের, বান্ডেলের বিক্রির উইন্ডো থেকে।

রিফান্ড হয়ে যাওয়া ভর্তি ফাইনাল। তাকে আবার কোর্সটা দিতে নতুন করে ভর্তি করুন।

শিক্ষার্থীর প্রোফাইল থেকে

Students → Manage Students থেকে শিক্ষার্থীকে খুলে Enrollments ট্যাবে যান। তার প্রতিটা কোর্স আর ব্যাচ একেকটা সারি; একটায় ক্লিক করলে একই Manage enrollment উইন্ডো খোলে, ওপরের সবকিছুসহ।

1. Enrollments।
2. একটা ভর্তি: সামলাতে ক্লিক করুন।

প্রোফাইলের ⋯ মেনুতে আছে Pause Student, যা পুরো অ্যাকাউন্ট লক করে রাখে (দেখুন একটা ভর্তি পজ, না পুরো শিক্ষার্থী?)।

ইনস্ট্রাক্টর

কোর্সে Enrollment Management পারমিশন থাকলে ইনস্ট্রাক্টর Students ট্যাব থেকে এগুলো পারেন: Manage enrollment খোলা, পেমেন্ট লেখা, Pause, Resume, Remove আর Move to batch…। Reset progress and attempts…-এর জন্য লাগে বরং Grading & Submissions পারমিশন, যা Default পারমিশনেই আছে।

• কয়েকটা ব্যাচে সীমিত ইনস্ট্রাক্টর শুধু সেই ব্যাচগুলোর শিক্ষার্থীদের দেখেন ও বদলান, আর শুধু সেগুলোর মধ্যেই সরাতে পারেন।
• শিক্ষার্থীর প্রোফাইল, Pause Student আর Finance শুধু মালিক ও অ্যাডমিনদের জন্য।

প্রতিটা পরিস্থিতি

নির্দিষ্ট কয়েক দিনের জন্য পজ করা যায়? না। Resume না করা পর্যন্ত পজ থাকে।

পজ করলে কি কিস্তি বা সাবস্ক্রিপশনের সময় থেমে থাকে? না। যে সময়ের টাকা দেওয়া, সেটা চলতেই থাকে। পজ থাকা অবস্থায় সেটা শেষ হয়ে গেলে Resume-এর সাথে পরের পেমেন্টও লাগবে।

ভুল শিক্ষার্থীকে বাদ দিয়ে ফেলেছি। Manage enrollment বা Enroll Student থেকে আবার ভর্তি করুন। আগেই টাকা দিয়ে থাকলে No charge বেছে নিন, যাতে দুবার টাকা ধরা না হয়।

এই ভর্তি থেকে পাওয়া রেফারেল পয়েন্ট? বাদ দিলে যে রেফারেল পয়েন্টগুলো এখনো হোল্ডে আছে সেগুলো ফেরত নেওয়া হয়। যেগুলো ব্যবহার করার মতো হয়ে গেছে সেগুলো শিক্ষার্থীর কাছেই থাকে।

শিক্ষার্থী একটা বান্ডেল কিনেছে। প্রতিটা কোর্সে তার সিট এসেছে বান্ডেল থেকে। পজ আর বাদ দেওয়া স্বাভাবিকভাবেই চলে; পেমেন্ট লেখা হয় বান্ডেলে, এখানে না।

কে কী বদলেছে তার ইতিহাস কোথায়? শিক্ষার্থীর প্রোফাইলে, Activity Log-এ।