শিক্ষার্থী ভর্তি করুন

শিক্ষার্থীরা চাইলে আপনার সাইট থেকে নিজেরাই কোর্স কিনতে পারে। এই গাইড তাদের হয়ে কাজটা করার জন্য: আপনি কোর্স বেছে নেবেন (ব্যাচে চলা কোর্স হলে ব্যাচও), পুরোনো শিক্ষার্থীকে ভর্তি করবেন বা নতুন কাউকে ইনভাইট করবেন, আর টাকা কীভাবে পেলেন তা লিখে রাখবেন, যেমন ক্যাশে ৳3,000।

এই ভিডিওতে · ৪:১১

1. ০:০০কোর্স খুলুন
2. ০:২৬শিক্ষার্থী বাছুন
3. ০:৩২পেমেন্ট লিখুন
4. ১:১৬ব্যাচে চলা কোর্স
5. ২:২১নতুন কাউকে ইনভাইট
6. ২:৫০ড্যাশবোর্ড থেকে
7. ৩:৪৫ইনস্ট্রাক্টর যা দেখেন

ভিডিওর কথাগুলো পড়ুন

1. ০:০৫শিক্ষার্থীরা আপনার সাইট থেকে নিজেরাই কোর্স কিনতে পারে। তবে আপনি নিজেও কাউকে কোর্সে বা ব্যাচে ভর্তি করতে পারেন, অ্যাকাউন্ট থাকুক বা না থাকুক।
2. ০:১৬Manage Courses-এ কোর্সটায় ক্লিক করলে তার পেজ খোলে। তারপর Students ট্যাবে যান।
3. ০:২৩Enroll Student চাপুন।
4. ০:২৬তালিকায় আছে আপনার সেই শিক্ষার্থীরা, যারা এখনো এই কোর্সে নেই। নাম লিখে খুঁজুন, তারপর ক্লিক করুন।
5. ০:৩৪ডান পাশে দেখুন কোর্সের দাম, আর কীভাবে টাকা দেওয়া যায়।
6. ০:৩৯Who pays-এ Paid মানে টাকাটা আপনার হাতে চলে এসেছে। এখানে ক্যাশে ৳3,000।
7. ০:৪৬Student will pay দিলে তার কাছে পেমেন্টের অনুরোধ যায়, আর No charge দিলে ফ্রিতে ভর্তি হয়।
8. ০:৫৪কম দামে রাজি হয়েছেন? Amount received বদলে দিন।
9. ০:৫৮Notify দিয়ে সাদিয়াকে ইমেইলে খবরটা জানান। তারপর Enroll Student চাপুন।
10. ১:০৫সাদিয়া এখন কোর্সে ভর্তি, আর তার পেমেন্ট ফিন্যান্সে লেখা হয়ে গেছে।
11. ১:১১সাদিয়ার নিজের স্ক্রিনে কোর্সটা এখনই চলে এসেছে।
12. ১:১৬ব্যাচে চলা কোর্সেও একই নিয়ম, শুধু বাড়তি একটা বাছাই: ব্যাচ।
13. ১:২৩Manage Courses-এ কোর্সের নামের পাশে লেখা থাকে কয়টা ব্যাচ। কোর্সটায় ক্লিক করুন।
14. ১:৩০ব্যাচে চলা কোর্স খোলে তার ব্যাচের তালিকায়। Open course page চাপুন, তারপর Students ট্যাবে যান।
15. ১:৩৮ওপরের ব্যাচের সারিতে সব শিক্ষার্থী একসাথে দেখা যায়, বা একেকটা ব্যাচ আলাদা করে।
16. ১:৪৫আগে ব্যাচ বেছে নিন। চালু সব ব্যাচই এখানে আছে, সাইটে না দেখানো ব্যাচও।
17. ১:৫১সাদিয়া ভর্তি হচ্ছে সন্ধ্যার ব্যাচে।
18. ১:৫৮ডান পাশে সন্ধ্যার ব্যাচের দাম আর পেমেন্ট প্ল্যান দেখা যায়। প্রতিটা ব্যাচের প্ল্যান আলাদা।
19. ২:০৫পেমেন্ট একইভাবে লিখুন, তারপর Enroll Student চাপুন।
20. ২:১১সাদিয়া এখন সন্ধ্যার ব্যাচে, আর তার পেমেন্ট ফিন্যান্সে লেখা হয়ে গেছে।
21. ২:১৭সারিতে একটা ব্যাচ বেছে নিলে শুধু সেই ব্যাচের শিক্ষার্থীরা দেখায়।
22. ২:২২যে এখনো আপনার সাইটে নেই, তার জন্য Enroll Student খুলে ব্যাচ বেছে নিন, তারপর Invite new চাপুন।
23. ২:৩২আপনার বাছাই করা কোর্স আর ব্যাচ সাথেই চলে আসে।
24. ২:৩৬একটা ইমেইল বা ফোন নম্বর দিলেই চলে। বাকিটা সে ইনভাইট অ্যাকসেপ্ট করার সময় নিজেই দেবে।
25. ২:৪৩পেমেন্ট একইভাবে লিখুন, তারপর Add and enrol চাপুন।
26. ২:৪৯ইনভাইট অ্যাকসেপ্ট করার সাথে সাথে সে ব্যাচে যোগ দেবে, পেমেন্টও তখনই লেখা হবে।
27. ২:৫৫ড্যাশবোর্ড থেকেও শুরু করা যায়।
28. ২:৫৮সবচেয়ে দ্রুত পথ Manage Batches: প্রতিটা ব্যাচের মেনুতে আছে Enroll student, ব্যাচটা আগে থেকেই বেছে দেওয়া থাকে।
29. ৩:০৮ব্যাচ ছাড়া কোর্সের জন্য একই অপশন পাবেন Manage Courses-এ, কোর্সের মেনুতে।
30. ৩:১৫কোনো শিক্ষার্থীর প্রোফাইলে Enroll in a course or batch চাপুন।
31. ৩:২১প্রতিটা ব্যাচ আলাদা সারিতে, আর Batches চাপলে শুধু ব্যাচগুলো দেখায়। একটা বাছলেই একই ভর্তির ফর্ম খোলে।
32. ৩:৩৩Add A Student দিয়ে নতুন কাউকে ইনভাইট করুন। Enrolment-এ Batches চাপুন, তারপর কোর্স আর ব্যাচ বেছে নিন।
33. ৩:৪৫ইনস্ট্রাক্টররাও শিক্ষার্থী ভর্তি করতে পারেন, যদি কোর্সে ওনাদের Enrollment Management পারমিশন থাকে।
34. ৩:৫২ফারহানা শুধু সন্ধ্যার ব্যাচ পড়ান, তাই উনি শুধু সেই ব্যাচটাই দেখেন।
35. ৩:৫৮প্রত্যেক শিক্ষার্থী ঠিক সেই কোর্স আর ব্যাচেই ঢোকে, যার টাকা সে দিয়েছে।

ভর্তির পরের কাজ, মানে পরের পেমেন্ট, পজ, ব্যাচ বদল আর বাদ দেওয়া, আছে শিক্ষার্থীর ভর্তি সামলান-এ।

শুরু করার আগে

• কারা পারেন: একাডেমির মালিক আর অ্যাডমিন। ইনস্ট্রাক্টররাও পারেন, যদি কোর্সে ওনাদের Enrollment Management পারমিশন থাকে (দেখুন ইনস্ট্রাক্টর)।
• কোর্স: আর্কাইভ করা ছাড়া যেকোনো কোর্স। সেটা পাবলিক, ক্যাটালগে থাকা বা ভর্তির জন্য খোলা হতে হবে না।
• শিক্ষার্থী: পুরোনো শিক্ষার্থীর আপনার সাইটে অ্যাকাউন্ট থাকতে হবে। নতুন কারও জন্য একটা ইমেইল ঠিকানা বা মোবাইল নম্বর হলেই চলে।

কোথা থেকে শুরু করবেন

এগুলোর সবই একই ভর্তির ফর্ম খোলে, তাই নিচের ধাপগুলো সব জায়গায় একই।

কোথা থেকে	কীভাবে	ব্যাচ
কোর্সের পেজ	Students ট্যাব → Enroll Student	ব্যাচে চলা কোর্সে ফর্মের ওপরে নিজে বেছে নেবেন
Manage Courses	কোর্সের ⋯ মেনু → Enroll student (ব্যাচ ছাড়া কোর্স)	বেছে নেওয়ার মতো ব্যাচ নেই
Manage Batches	ব্যাচের ⋯ মেনু → Enroll student	আগে থেকেই বাছা
শিক্ষার্থীর প্রোফাইল	Enroll in a course or batch	প্রতিটা ব্যাচ আলাদা সারিতে
Add A Student	Students → Add A Student, Enrolment অংশে	আগে কোর্স, তারপর ব্যাচ

Courses → Manage Courses পেজে ব্যাচ ছাড়া কোর্সে ক্লিক করলে সরাসরি তার পেজ খোলে। ব্যাচে চলা কোর্সের নামের পাশে লেখা থাকে তার কয়টা ব্যাচ। সেটায় ক্লিক করলে ব্যাচগুলো খোলে, আর Open course page চাপলে কোর্সের পেজে যাবেন।

1. All · Courses · Batches। Batches দেখায় শুধু ব্যাচে চলা কোর্স; Courses দেখায় শুধু ব্যাচ ছাড়া কোর্স।
2. কোর্সটার কয়টা ব্যাচ।
3. ব্যাচ ছাড়া একটা কোর্স।

পুরোনো শিক্ষার্থীকে ভর্তি করুন

1. কোর্সের পেজ খুলে Students ট্যাবে যান।
2. Enroll Student চাপুন।
3. ব্যাচে চলা কোর্স হলে ফর্মের ওপরে Batch বেছে নিন।
4. শিক্ষার্থীকে খুঁজে তার নামে ক্লিক করুন।
5. ডান পাশে দাম দেখে নিন, তারপর Who pays বেছে নিন (নিচে দেখুন)।
6. কাকে জানাবেন ঠিক করুন, তারপর Enroll Student চাপুন।

1. Students ট্যাব।
2. Enroll Student।

1. শিক্ষার্থীদের তালিকা। আপনার সেই শিক্ষার্থীরা, যারা এখনো এই কোর্সে (বা ব্যাচে) নেই। শুরুতে Active শিক্ষার্থীদের দেখায়; Filter দিলে Paused শিক্ষার্থীদেরও দেখা যায়।
2. Payment Plan। দাম, কীভাবে টাকা দেওয়া যায়, আর অ্যাক্সেস কতদিন থাকে।
3. Who pays।
4. Amount received। শিক্ষার্থী আপনাকে যা দিয়েছে।
5. Notify। কে খবর পাবে, আর কীভাবে।
6. Enroll Student।

Who pays

1. Paid। টাকা আপনার হাতে পৌঁছে গেছে, LessonQ-এর বাইরে।
2. Student will pay। তার কাছে পেমেন্টের রিকোয়েস্ট যায়, সে অনলাইনে টাকা দেয়।
3. No charge। কোনো টাকা ছাড়াই।
4. Payment method।

বাছাই	যা ভরবেন	কী হয়
Paid	Payment method (bKash, Nagad, Rocket, Bank transfer, Card, Cash বা Other), ট্রানজেকশন আইডি থাকলে সেটা, আর টাকা পাওয়ার তারিখ। Amount received শুরুতে দাম দেখায় (ডিসকাউন্ট চললে ডিসকাউন্টের দাম)।	শিক্ষার্থী সাথে সাথে ভর্তি হয়ে যায়। একটা ইনভয়েস তৈরি হয়, আর পেমেন্টটা Finance → Sales ও Finance → Transactions-এ দেখা যায়।
Student will pay	রিকোয়েস্টের মেয়াদ কবে শেষ হবে: না বদলালে আজ থেকে 7 দিন, সর্বোচ্চ 30 দিন।	এখনো সে অ্যাক্সেস পায় না। রিকোয়েস্টের মেয়াদ থাকা পর্যন্ত তার জন্য একটা সিট ধরে রাখা হয়। সে একাডেমির পেমেন্ট মেথডে অনলাইনে টাকা দেয় (নোটিফিকেশনের লিংক, কোর্সের পেজ বা তার Purchases থেকে), আর টাকা দেওয়ামাত্র ভর্তি হয়ে যায়। ততক্ষণ এটা থাকে Finance → Sales → Requested-এ।
No charge	কিছুই না।	শিক্ষার্থী সাথে সাথে বিনা টাকায় ভর্তি হয়। কোনো ইনভয়েস হয় না, Finance-এও কিছু লেখা হয় না, তবে Sales-এ এটা একটা বিক্রি হিসেবেই গোনা হয়।

• Amount received মানে শিক্ষার্থী যা দিয়েছে। কম দামে রাজি হলে কম লিখুন; আপনি যা লিখবেন, তার ভর্তির রেকর্ডে সেটাই দাম হিসেবে থাকবে। 0 লিখলে সেটা No charge-এর মতোই।
• কিস্তি। কোর্সে কিস্তিতে টাকা দেওয়ার সুযোগ থাকলে Full payment বা Instalments বেছে নিন, আর কিস্তি হলে এখন কয়টা কিস্তি পেয়েছেন তা দিন। পরের কিস্তিগুলো লিখবেন Manage enrollment থেকে। কিস্তিতে কখনো ডিসকাউন্ট খাটে না।
• সাবস্ক্রিপশন। কয়টা বিলিং সাইকেলের টাকা দিয়েছে তা বেছে নিন। পরে আরও যোগ করুন Manage enrollment থেকে, Extend Subscription দিয়ে।
• ফ্রি কোর্সে Who pays থাকে না: ভর্তিতে কোনো পেমেন্ট লেখা হয় না।

Notify

Notify শুরুতে শিক্ষার্থীকে একটা ইমেইল পাঠায় (শুধু ফোন নম্বর থাকলে SMS)। চাইলে SMS-ও যোগ করতে পারেন, অভিভাবককেও একটা কপি পাঠাতে পারেন। Paid আর No charge দিলে যায় ভর্তির কনফার্মেশন, টাকা দিয়ে থাকলে ইনভয়েসসহ; Student will pay দিলে যায় লিংকসহ পেমেন্টের রিকোয়েস্ট। কাউকে না জানিয়ে ভর্তি করতে সব বন্ধ রাখুন।

প্রতিটা SMS একাডেমির SMS ব্যালেন্স থেকে যায়। ব্যালেন্সে না কুলালে ভর্তি ঠিকই হয়, শুধু যে SMS-গুলোর খরচ মেটানো যায় না সেগুলো পাঠানো হয় না।

ব্যাচে চলা কোর্স

কোর্স ব্যাচে চললে প্রত্যেক শিক্ষার্থীর সিট থাকে একটা ব্যাচে, সেই ব্যাচের দাম, তারিখ আর শিক্ষার্থীর তালিকা নিয়ে। ভর্তি একইভাবে হয়, শুধু আগে ব্যাচটা বেছে নিতে হয়।

কোর্সের পেজের Students ট্যাবে একটা ব্যাচ বার থাকে: সব শিক্ষার্থী একসাথে, অথবা একেকটা ব্যাচ আলাদা করে। Enroll Student শুরু হয় বারে বাছা ব্যাচটা দিয়ে।

1. ব্যাচ বার: All batches, অথবা একেকটা ব্যাচ আলাদা করে।
2. Enroll Student।

Batch বাছাইয়ে আর্কাইভ করা ব্যাচ বাদে কোর্সের সব ব্যাচ আছে: লিস্টের বাইরের ব্যাচ (Unlisted লেখা থাকে), সিট ভরা বা শেষ হয়ে যাওয়া ব্যাচও। ডান পাশের দাম সেই ব্যাচের; প্রতিটা ব্যাচের নিজের আলাদা।

শিক্ষার্থী সাথে সাথে ব্যাচে চলে আসে, তার সারিতে ব্যাচের ট্যাগসহ।

তার অ্যাক্সেস চলে ব্যাচের তারিখ মেনে: ব্যাচ শুরুর আগে সে কনটেন্ট খুলতে পারে না, আর শেষ হওয়ার পরও পারে না, যদি না ব্যাচে শেষের পরেও অ্যাক্সেস রাখা থাকে। পরে ব্যাচ বদলাতে দেখুন অন্য ব্যাচে সরান।

নতুন কাউকে ভর্তি করুন

যে এখনো আপনার সাইটে নেই, তাকে ভর্তিসহ ইনভাইট পাঠান।

1. Enroll Student চাপুন (ব্যাচে চলা কোর্স হলে ব্যাচ বেছে নিন), তারপর Invite new চাপুন।
2. তার ইমেইল বা মোবাইল নম্বর দিন। একটাই হলে চলে।
3. নাম জানা থাকলে দিন। না দিলে সে নিজেই দেবে।
4. আগের মতোই Who pays বেছে নিন।
5. Add and enrol চাপুন।

1. তার ইমেইল ঠিকানা বা মোবাইল নম্বর।
2. তার নাম (অপশনাল)।
3. Enrolment। আপনার বেছে নেওয়া কোর্স আর ব্যাচ সাথেই চলে আসে।
4. Add and enrol।

এরপর যা হয়:

• Notify-এ যা বেছেছেন সেই অনুযায়ী সে ইমেইলে বা SMS-এ ইনভাইট পায়।
• সে ইনভাইট অ্যাকসেপ্ট না করা পর্যন্ত কিছুই লেখা হয় না। অ্যাকসেপ্ট করামাত্র তার অ্যাকাউন্ট তৈরি হয়, সে ভর্তি হয়ে যায় আর পেমেন্ট লেখা হয়ে যায়। Student will pay দিলে সিট ধরে রাখা শুরু হয় তখন থেকে।
• অ্যাকসেপ্ট করার পর সে ইমেইলে ভর্তির কনফার্মেশন পায়।
• একটা ইনভাইটের মেয়াদ 7 দিন। আবার পাঠালে নতুন লিংক যায়, আরও 7 দিনের জন্য। বাতিল করলে ফেরানোর মতো কিছু থাকে না।

ইমেইল বা নম্বরটা আপনার কোনো সদস্যের হলে ফর্মেই সেটা জানিয়ে দেয়। তখন তাকে শিক্ষার্থীর তালিকা থেকে ভর্তি করুন।

ড্যাশবোর্ড থেকে

Manage Courses আর Manage Batches

Courses → Manage Courses পেজে ব্যাচ ছাড়া কোর্সের ⋯ মেনুতে Enroll student আছে। এটা ওই কোর্সের জন্য একই ফর্ম খোলে।

1. কোর্সটা।
2. Enroll student।

ব্যাচে চলা কোর্সের বেলায় বরং Batches → Manage Batches ব্যবহার করুন: প্রতিটা ব্যাচের ⋯ মেনুতে Enroll student আছে, আর ব্যাচটা আগে থেকেই বাছা থাকে। কোন ব্যাচ জানা থাকলে এটাই সবচেয়ে দ্রুত পথ। আর্কাইভ করা কোর্স বা ব্যাচে এটা থাকে না।

1. ব্যাচটা।
2. Enroll student।

শিক্ষার্থীর প্রোফাইল

Students → Manage Students থেকে শিক্ষার্থীকে খুলে Enroll in a course or batch চাপুন।

প্রথম ধাপে সব কোর্সের লিস্ট, যেখানে প্রতিটা ব্যাচ আলাদা সারিতে: কোর্সের নাম, পাশে ব্যাচের ট্যাগ। Courses চাপলে শুধু ব্যাচ ছাড়া কোর্স দেখায়, Batches চাপলে শুধু ব্যাচের সারিগুলো। একটায় ক্লিক করলেই একই ফর্ম খোলে।

1. All · Courses · Batches।
2. একটা ব্যাচের সারি: কোর্সের নাম আর ব্যাচ।

Add A Student

Students → Add A Student দিয়ে নতুন কাউকে ইনভাইট করুন, চাইলে ভর্তিসহ। Enrolment অংশে Pick a course or batch চাপুন। তালিকার ওপরে Batches চাপলে শুধু ব্যাচে চলা কোর্স দেখায়। কোর্স বেছে নিন, তারপর ব্যাচে চলা কোর্স হলে Choose a batch-এ ব্যাচ বেছে নিন।

1. কোর্সটা।
2. Choose a batch।

বাকিটা নতুন কাউকে ভর্তি করুন-এর মতোই।

ইনস্ট্রাক্টর

কোর্সে Enrollment Management পারমিশন থাকলে ইনস্ট্রাক্টররা সেই কোর্সে শিক্ষার্থী ভর্তি করতে পারেন। এটা Default পারমিশনে নেই; Full access-এ আছে।

• যা পারেন: Students ট্যাব খুলতে, Enroll Student আর Invite new ব্যবহার করতে, পেমেন্ট লিখতে, আর নিজের কোর্সের জন্য Add A Student ব্যবহার করতে।
• কয়েকটা ব্যাচে সীমিত: যে ইনস্ট্রাক্টর শুধু কয়েকটা ব্যাচ পড়ান, উনি শুধু সেগুলোই দেখেন (ব্যাচ বারে, ফর্মের Batch বাছাইয়েও), আর শুধু সেগুলোতেই ভর্তি করতে পারেন।
• যা পারেন না: Manage Courses আর Manage Batches-এর ⋯ মেনু, শিক্ষার্থীর প্রোফাইল আর Finance। তবে ওনার লেখা পেমেন্ট ঠিকই Finance-এ যায়, আপনার দেখার জন্য।

1. শুধু ওনার পড়ানো ব্যাচ।
2. Enroll Student।

প্রতিটা পরিস্থিতি

একজন শিক্ষার্থী কি একই কোর্সের দুটো ব্যাচে থাকতে পারে? হ্যাঁ। প্রতিটা ব্যাচ আলাদা সিট, নিজের দাম আর পেমেন্টসহ। সকালের ব্যাচের শিক্ষার্থীও সন্ধ্যার ব্যাচ বেছে নিলে লিস্টে আসে, আর ভর্তি করলে সে দ্বিতীয় একটা সিট পায়। ব্যাচ বদলাতে চাইলে বরং Move to batch… ব্যবহার করুন।

কোর্স বা ব্যাচের সিট ভরা। তবুও ভর্তি করতে পারবেন, আর সিটের সংখ্যা লিমিট ছাড়িয়ে যাবে। সিটের লিমিট শুধু শিক্ষার্থীদের নিজে আপনার সাইট থেকে কেনা আটকায়।

প্রাইভেট বা Unlisted, শেষ হয়ে গেছে বা এখনো শুরু হয়নি, বা ভর্তির সময় বন্ধ। তবুও ভর্তি করতে পারবেন। এই নিয়মগুলো শুধু সাইট থেকে কেনার বেলায় খাটে। শিক্ষার্থী কী খুলতে পারবে তা অবশ্য তারিখ মেনেই চলে।

আর্কাইভ করা। এতে নতুন শিক্ষার্থী নেওয়া যায় না, তাই এটা দেখানোও হয় না।

কোনো শিক্ষার্থী তালিকায় নেই। হয়তো সে এখানে আগে থেকেই ভর্তি, অথবা Paused (Filter ব্যবহার করুন)। যার অ্যাকাউন্ট নেই, সে এখনো শিক্ষার্থী না: Invite new ব্যবহার করুন। আগে যাকে বাদ দিয়েছেন সে আবার তালিকায় আসে, তাকে নতুন করে ভর্তি করা যায়।

ডিসকাউন্ট চলছে। Amount received শুরুতে ডিসকাউন্টের দাম দেখায়। চাইলে বদলাতে পারেন।

শিক্ষার্থী ফোন বা ইমেইল ভেরিফাই করেনি। এতে আপনার ভর্তি করা আটকায় না। Student will pay দিলে অবশ্য টাকা দেওয়ার আগে তাকে ভেরিফাই করতে বলা হবে।

Student will pay কাজ করছে না। শিক্ষার্থীকে অনলাইনে টাকা দিতে বলতে অন্তত একটা অনলাইন পেমেন্ট মেথড চালু থাকতে হবে, Finance → Payments & checkout-এ। একই কোর্স বা ব্যাচের জন্য একজন শিক্ষার্থীর একটার বেশি খোলা রিকোয়েস্ট থাকতে পারে না।

পেমেন্টের রিকোয়েস্টের মেয়াদ শেষ। ধরে রাখা সিটটা ছেড়ে দেওয়া হয়, আর কোনো টাকা নেওয়া হয়নি। আবার Student will pay দিয়ে রিকোয়েস্ট পাঠান, অথবা সে আপনাকে টাকা দিয়ে থাকলে Paid দিয়ে ভর্তি করুন।

টাকার হিসাব কোথায়? Finance → Sales (কী বিক্রি হলো) আর Finance → Transactions (কত টাকা এলো)-এ। শিক্ষার্থী ইনভয়েস পায় তার Purchases-এ।